El auditor interno es una persona que investiga cómo están los procesos de una organización y el sistema de trabajo en general, comparando la actividad real contra un criterio establecido, los cuales pueden ser entre otros una norma (como ISO 9001:2008) o los procedimientos documentados de la organización.

Durante la investigación, el auditor, utilizando una de sus técnicas, hace preguntas a las personas que desempeñan el proceso. La forma de plantear las preguntas al auditado o entrevistado muchas veces provocan que una auditoría tenga un resultado bueno o no tan bueno.

¿Cómo preguntar entonces? Continue reading →

Las auditorías internas se utilizan en diversas organizaciones para evaluar si las actividades se llevan a cabo tal y como se espera que se ejecuten, sin embargo, en algunas empresas su uso se cuestiona y no se le da importancia, debido a que no se ve un beneficio tangible de realizarlas.

¿Será conveniente hacer auditorías internas? ¿Son aplicables a cualquier tipo de organización? ¿Cuáles son los problemas más comunes? ¿Qué beneficios pueden dar?

Qué es una auditoría

Una auditoría es un proceso que de manera sistemática y programada evalúa si las actividades de una organización se llevan a cabo de acuerdo a un criterio establecido. Este criterio puede ser procedimientos, normas o estándares internacionales, o simplemente la manera aprobada de hacer las cosas.

Porqué nos preguntamos si sirven

En la actualidad, muchas de las empresas llevan a cabo auditorías internas con el único propósito de cumplir con el requisito establecido en normas internacionales – como ISO 9001 -, y no le ven un enfoque práctico para lograr los resultados de manera consistente.

Las auditorías en estas empresas pueden estar padeciendo entre otros males, de los siguientes:

• Las auditorías internas se programan, mas no se llevan a cabo de acuerdo al programa
• Las auditorías se agendan, pero no se respetan los tiempos asignados
• Los auditores no se preparan con el cuidado necesario, y al momento de estar auditando lo hacen de manera improvisada.
• Las auditorías se inician y llevan a cabo, pero no logran cerrar el ciclo de manera oportuna, tomando hasta meses para poder cerrarla.
• Los hallazgos que arrojan las auditorías en muchos de los casos no son claros y objetivos, lo que lleva a demeritar los resultados de la auditoría y la credibilidad en general de este proceso.
• Esto lleva a que la Dirección no preste atención a esta herramienta, y por tanto no se logre obtener un beneficio de esta actividad.

Qué valor ofrecen a la organización

Las auditorías internas pueden ayudar en gran medida a las organizaciones a lograr la satisfacción de los clientes de manera consistente. Pueden también incrementar los resultados y lograr las metas, asegurando que los procesos se lleven a cabo como fueron establecidos, o en su caso, si se detectan inconsistencias, identificar las mejoras necesarias en el proceso o en la ejecución para llevar al proceso al nivel esperado.

Esto puede ocurrir solamente si la organización – desde la Dirección – toma conciencia de lo que puede significar tener auditorías internas funcionando apropiadamente. ¿Quién dicta lo apropiado? Sin duda la Dirección, quien es el mayor interesado en lograr que los procesos se implementen como fueron diseñados, y se mejoren a partir de lo que se encuentra en la auditoría y los indicadores de desempeño.

Qué características tiene una buena auditoría

Una buena auditoría:

• Está alineada a los objetivos de la organización
• Tiene claramente definidos sus objetivos y el criterio de auditoría
• Las personas que auditan comprenden el enfoque basado en procesos, y dan especial atención a los enlaces entre las diferentes actividades de la organización.
• Es imparcial y los hallazgos están fuertemente sustentada con evidencia
• Los hallazgos están redactados de tal manera que las acciones para solucionar el problema se concentran en causas de fondo, y no en simples correcciones.
• Se llega a las conclusiones finales de la auditoría evaluando el estado de los procesos evaluados vs. el criterio de auditoría y los objetivos establecidos de la auditoría.

Conclusiones

Las auditorías internas pueden ser una carga o una palanca, dependiendo del ángulo en que se les vea. Las organizaciones pueden tomar las siguientes decisiones:

• No hacer auditorías, y desconocer cómo se están realizando los procesos y perder clientes sin saber porqué
• Hacer auditorías “a fuerzas” porque “se los exigen”, sin lograr beneficios y gastar recursos de la organización en actividades infructuosas.
• Aprovechar las auditorías para propiciar la satisfacción de sus clientes y por ende mantenerse competitivo en un mercado cada vez más exigente y con más alternativas.

Cualquier decisión que se tome, tendrá sus consecuencias más temprano que tarde en la competitividad de su organización.