Tips para auditores internos de sistemas de gestión de calidad

Tip # 1. Asegúrate que las no conformidades sean entendidas y acordadas con el auditado

Una vez que termines tu investigación en el área auditada, es recomendable presentarle al auditado un resumen breve, pero conciso, de los hallazgos detectados, ya que es de suma importancia que éste los entienda y confirme. De esta forma, al presentar las no conformidades en la reunión de cierre, no habrá sorpresas y el riesgo de reclamaciones o será mucho menor. En una ocasión, tuve la oportunidad de presenciar una auditoría interna donde uno de los auditados no aceptó ninguna de las no conformidades detectadas en su proceso, lo que causo una discusión bastante prolongada e innecesaria.

Tip # 2. Recuerda que el objetivo de la auditoría es determinar el grado de conformidad, no el grado de no conformidad

Los hallazgos detectados son importantes para la organización auditada, pero es aún más importante que los clientes de la auditoría conozcan el grado en que su organización es conforme con los requisitos aplicables. Asegúrate de informar el grado de conformidad durante la reunión de cierre y de registrarlo en tu informe final de auditoría. En varias ocasiones, he observado que hay auditores más preocupados por detectar no conformidades que en hacer una evaluación objetiva del grado de implementación y eficacia del sistema y sólo reportan los hallazgos detectados.

Tip # 3. Haz notas detalladas acerca de tus hallazgos

Registra los números de equipo, nivel de revisión de los documentos, resultados de las mediciones de los procesos y cualquier otra información que creas relevante. Tomate el tiempo necesario para registrar notas sobre los hallazgos que detectes y observaciones que realices, ya que estas te servirán posteriormente para redactar de forma correcta las no conformidades. Recuerda que un hallazgo sin evidencia no es hallazgo. Aunque siempre es valido que regreses al área auditada a confirmar o recabar el dato que te hace falta, es mejor tomar las notas desde la primera visita al área, así no perderás tiempo y no harás perder tiempo de más al auditado.

Tip# 4. Asegúrate de usar las versiones vigentes de los documentos

Antes de que inicies con la auditoría, inclusive antes de la planificación de ésta, asegúrate de contar con los documentos vigentes, tales como el manual de calidad de la organización, los procedimientos, las Normas, etc., de esta forma no te llevarás sorpresas a la hora de realizar la auditoría en campo.

Tip # 5. De ser necesario, pide tiempo para registrar los hallazgos detectados

Siempre es válido solicitar al auditado tiempo durante la auditoría para registrar los hallazgos que hayas detectado hasta ese momento. El hacerlo te puede ayudar a verificar si te hace falta información para evidenciarlo y documentarlo de forma correcta. Si te esperas al final de la auditoría, corres el riesgo de ya no tener tiempo para recabar la información que te haga falta y no podrás concluir el hallazgo. Recuerda que los hallazgos deben estar bien fundamentados con evidencia objetiva.

Si tienes alguna pregunta en relación a alguno de estos tips o quisieras tratar o compartir algún caso de auditoría interna en particular, puedes escribirme a a rodrigodiaz@abante.com.mx y con gusto trataré de responderte lo más pronto posible.