Tips para auditores internos de sistemas de gestión de calidad

Tip # 6. Estructura tus preguntas alrededor de cosas que el auditado entienda

No confundas al auditado con el argot de la Norma ISO 9001 o ISO 14000, usa palabras que el auditado entienda. Es muy diferente auditar a un operador de la línea producción que auditar al Gerente de Ingeniería o al Director de la empresa. Es necesario que ubiques tu entrevista de acuerdo al nivel y puesto correspondiente.

Tip # 7. Al principio la entrevista puede ser informal y debe progresar a través de la discusión a una entrevista formal; nunca debe convertirse en un interrogatorio

Es importante que el auditado se sienta cómodo y tranquilo durante la entrevista. Recuerda que la intención de la auditoría es obtener información de valor y si el auditado está nervioso o se pone a la defensiva te será muy difícil hacerlo. He observado que en algunas ocasiones los auditores ponen nerviosos a los auditados y éstos no contestan de forma correcta a sus preguntas, aunque la mayoría de las veces conocen la respuesta correcta.

Tip # 8. Usa preguntas simples y conserva una sola línea de investigación

Durante la planificación de tu auditoría asegúrate de definir las líneas de investigación que vas a utilizar para cada proceso o área a auditar. Sigue la línea que definiste y trata de cerrar el ciclo. Incorpora los requisitos de la Norma donde más se adecuen. Intenta realizar tu auditoría de forma natural y con fluidez. Al final puedes tomarte un tiempo para verificar requisitos que te hayan hecho falta. Aunque también es válido realizar la auditoría exploratoria, es decir, llegar al área e iniciar la auditoría en cualquier punto del proceso, siempre es bueno seguir una línea de investigación a la vez.

Tip # 9. Persiste con preguntas hasta que obtengas evidencia suficiente para determinar conformidad y eficacia

Como lo describí en el tip #2, el objetivo de la auditoría es determinar el nivel de conformidad y eficacia del sistema de gestión de calidad o sistema de gestión ambiental y no sólo detectar no conformidades, es por esto que es necesario que realices todas las preguntas que sean necesarias para poder determinar el nivel de conformidad y eficacia de la organización. Haz preguntas y más preguntas.

Tip # 10. Una auditoría no puede realizarse de forma completa dentro de la oficina

Durante la auditoría, muévete alrededor de las diferentes áreas de la organización y observa sus productos, servicios, equipo, personal, materiales, instalaciones, etc, etc. Algo que yo hago es tratar de balancear el tiempo de desarrollo de la auditoría. Invierto un 30% revisando registros y documentos y el 70% entrevistando personal y observando los procesos. Algunas veces he observado a auditores que sólo entrevistan al dueño de proceso, pero no al resto del personal que participa en él.

Si tienes alguna pregunta en relación a alguno de estos tips o quisieras tratar o compartir algún caso de auditoría interna en particular, puedes escribirme a a auditores@abante.com.mx y con gusto trataré de responderte lo más pronto posible.