Tips #6 para auditores internos de sistemas de gestión de calidad

Tip # 11. Lleva siempre contigo una ¨lista de preguntas genéricas¨ que puedan ser usadas con cualquier auditado

Hay algunos requisitos de la Norma ISO 9001 que pueden ser auditados durante el desarrollo de la auditoría en las diferentes áreas. Algunos de éstos son: control de documentos, control de los registros, política y objetivos de calidad, comunicación interna, infraestructura, ambiente de trabajo y competencia, toma de conciencia y formación. Piensa en qué otros requisitos puedes auditar en la mayoría o varios de los procesos y áreas a auditar y genera tu "lista de preguntas genéricas" basadas en dichos requisitos. No es necesario que audites todos estos requisitos en todas las áreas, pero si es importante tenerlas en cuenta y aplicarlas cuando se requieran.

Tip # 12. No te vuelvas paranoico al tratar de terminar todas las preguntas de tu lista de verificación.

La lista de verificación es una herramienta muy útil durante la planificación y ejecución de la auditoría, sin embargo, algunas veces es más importante darle fluidez a la auditoría y seguirla de forma natural que seguir paso a paso cada pregunta definida. Recuerda que la lista de verificación es una guía, la cual puedes utilizar durante y al final de cada entrevista para verificar si tocaste todos los puntos importantes y requisitos que tenías contemplados y para registrar tus observaciones. Toma en cuenta que la labor de un auditor interno es investigar y buscar la conformidad.

Tip # 13. Mantén comunicación constante con el auditor líder y el resto de los auditores

Una de las principales funciones del auditor líder es la de coordinar a los auditores internos, para lograr esto, es necesario que durante el desarrollo de la auditoría éste se comunique de forma frecuente con el equipo de auditores para verificar su avance y revisar los hallazgos, observaciones, dudas, problemas o inquietudes del equipo auditor. Otra práctica recomendable es que el auditor líder visite las diferentes áreas que están siendo auditadas y observe el desempeño de la auditoría. De esta forma, al final éste tendrá una visión mas amplia del proceso y desempeño de la auditoría, lo cual le ayudará a determinar de mejor forma las conclusiones de la auditoría. Por tu parte, mantén una buena comunicación con el auditor líder y el resto del equipo auditor, esto te puede ayudar a entender mejor el sistema y a darle un mejor enfoque a tu auditoría.

Tip # 14. Prioriza lo que es importante ante los ojos del cliente de la auditoría y del auditado.

Antes de iniciar la auditoría, es importante que identifiques qué o cuáles son las prioridades de los diferentes clientes de la auditoría -La alta dirección puede tener expectativas diferentes que los dueños de proceso o gerentes de área. Trata de identificar dichas expectativas y planifica tu auditoría alrededor de éstas. Algo que te puede ayudar a lograr lo anterior es tener una plática previa con los diferentes clientes de la auditoría. Recuerda tener siempre en mente para quién va a ser el resultado de la auditoría.

Tip # 15. En la junta de cierre, debes ser capaz de explicar las consecuencias de la no conformidad.

Durante la auditoría interna, al detectar una no conformidad, trata de ir más allá y evaluar las posibles consecuencias o impacto. Pregúntate en cada caso: ¿Qué puede pasar si la no conformidad no se resuelve? o ¿Que impacto está teniendo o puede tener? esto también es importante para dimensionar la importancia de cada hallazgo y poder transmitirlo a los responsables de tomar las acciones, durante la reunión de cierre.

Si tienes alguna pregunta en relación a alguno de estos tips o quisieras tratar o compartir algún caso o hallazgo de auditoría interna en particular, envíame un e-mail a rodrigodiaz@abante.com.mx y con gusto te responderé.